Por Mateo Jaramillo Arango, líder contable y financiero de Six Sigma CSE, contador público titulado.
En enero siempre aparece la misma escena. El contador pide el conteo físico del inventario al 31 de diciembre y nadie lo hizo. Llegan facturas de proveedores de diciembre que no se causaron. Una cuenta bancaria tiene partidas sin conciliar desde hace dos años. Y la utilidad que el gerente tenía en la cabeza desde noviembre resulta ser otra.
Nada de eso es mala suerte: es un cierre contable que empezó tarde. El cierre del año no pasa el 31 de diciembre; es un proceso que arranca en octubre y termina cuando la asamblea aprueba los estados financieros. En esta guía te explicamos qué es, cuándo hacer cada cosa y qué revisar, área por área, para que los números con los que tu empresa empieza el año sean ciertos.
Qué es el cierre contable y por qué no es solo cerrar diciembre
El cierre contable es el proceso de verificar que cada saldo de la contabilidad refleje la realidad de la empresa al 31 de diciembre: que el efectivo que dice el balance esté en los bancos, que la cartera se pueda cobrar, que el inventario exista y que todas las deudas estén registradas. Con esos saldos verificados se preparan los estados financieros del año. La ley obliga a toda empresa a cortar sus cuentas al menos una vez al año, al 31 de diciembre.
Una empresa con la contabilidad al día cierra cada mes. Pero el cierre anual pide revisiones que no se hacen todos los meses: el conteo físico del inventario, la revisión de los activos fijos, el análisis de la cartera de difícil cobro, la consolidación de las prestaciones sociales y el cálculo de los impuestos del año.
Esos estados financieros no son un trámite. Son la base de la declaración de renta, de lo que la asamblea decide sobre las utilidades, de lo que el banco analiza cuando pides un crédito y de los indicadores con los que vas a manejar el año siguiente.
Cierre contable y planeación tributaria: no son lo mismo
Se confunden porque ocurren en las mismas fechas, pero responden preguntas distintas. La planeación tributaria decide, antes del 31 de diciembre, cómo pagar el impuesto que corresponde y ni un peso más. El cierre contable se asegura de que los números sobre los que se hace esa planeación sean correctos. Una planeación hecha sobre un inventario que no existe o sobre una cartera que no se va a cobrar es una planeación sobre cifras falsas. Por eso conviene hacer las dos juntas, entre octubre y noviembre.
El calendario del cierre
| Cuándo | Qué se hace |
|---|---|
| Octubre y noviembre | Conciliar los bancos al día, depurar partidas antiguas, revisar cartera y proveedores, pedir facturas pendientes, revisar activos fijos y hacer la planeación tributaria |
| Primera quincena de diciembre | Programar el conteo de inventario, fijar la fecha de corte de documentos, legalizar anticipos y cajas menores |
| 31 de diciembre | Conteo físico de inventario y arqueo de caja |
| Enero | Conciliaciones de diciembre, causación de facturas que llegan tarde, consolidación de prestaciones sociales, pago de intereses sobre cesantías y ajustes del cierre |
| Febrero y marzo | Consignación de cesantías, estados financieros definitivos con sus notas, certificación y asamblea ordinaria |
Lo que se hace en enero depende de lo que se hizo en octubre. Si en enero hay que depurar cuentas de tres años, el cierre se va a marzo y los estados financieros llegan tarde a todo: a la asamblea, al banco y a la renta.
La lista de chequeo, área por área
1. Bancos y caja
- Concilia todas las cuentas bancarias al 31 de diciembre, incluidas las que casi no se usan y las que se cerraron durante el año. Si no sabes por dónde empezar, te lo explicamos en conciliación bancaria paso a paso.
- Depura las partidas conciliatorias antiguas: cheques girados que nunca se cobraron, consignaciones que nadie identificó, cargos bancarios sin registrar. Una partida que lleva un año en la conciliación ya no es una partida conciliatoria: es un error pendiente de corregir.
- Haz un arqueo de la caja general y de las cajas menores al 31 de diciembre, y legaliza los anticipos entregados a empleados para gastos.
- Si la empresa tiene tarjetas de crédito empresariales, cuentas en dólares o inversiones, concílialas también con sus extractos al cierre.
2. Cartera
- Confirma los saldos con tus principales clientes. Una carta o un correo pidiendo que confirmen lo que deben al 31 de diciembre detecta pagos mal aplicados y facturas en disputa.
- Aplica los abonos que están sin identificar y separa los anticipos recibidos de clientes, que no son ingresos sino una deuda con ellos.
- Revisa la cartera por edades. La que lleva muchos meses vencida, la de clientes en liquidación o la que ya está en cobro jurídico debe analizarse para reconocer su deterioro. La norma contable y la fiscal tienen reglas distintas para eso, así que el análisis se hace con las dos en la mano.
- Pide los certificados de las retenciones que te practicaron tus clientes: son plata que ya pagaste a cuenta del impuesto.
3. Inventarios
- Haz un conteo físico al 31 de diciembre. Si no es posible ese día, hazlo lo más cerca posible y controla las entradas y salidas entre la fecha del conteo y el cierre.
- Ajusta las diferencias entre el conteo y el sistema con un acta firmada por quienes contaron. Un ajuste sin soporte es un ajuste difícil de defender ante la DIAN.
- Identifica la mercancía vencida, dañada u obsoleta. Ya no vale lo que dice el sistema y hay que reconocerlo en los estados financieros.
- Revisa el corte: la mercancía que llegó en diciembre debe tener su factura de compra registrada en diciembre, y la que se vendió y despachó, su factura de venta en el mismo mes.
4. Activos fijos
- Verifica que los activos registrados existan y estén en uso. Da de baja los que se vendieron, se dañaron o se perdieron durante el año.
- Revisa que la depreciación del año esté completa, incluida la de los activos que se compraron en los últimos meses.
- Confirma que las compras importantes del año quedaron registradas como activos y no como gastos, o al revés.
5. Proveedores y cuentas por pagar
- Concilia los saldos con tus principales proveedores.
- Fija una fecha de corte de documentos y causa en diciembre todo lo que corresponde a diciembre, aunque la factura llegue en enero: servicios públicos, arriendos, honorarios, transporte.
- Cruza las compras registradas contra las facturas electrónicas recibidas a nombre de la empresa en el portal de la DIAN. Lo que está allá y no en la contabilidad es un costo o un gasto que se está dejando de registrar; lo que está en la contabilidad y no allá es un soporte que puede no servir. Lo explicamos en facturación electrónica DIAN: errores comunes de las pymes.
- Legaliza los anticipos entregados a proveedores: si el bien o el servicio ya se recibió, ya no es un anticipo.
6. Nómina y prestaciones sociales
- Consolida las prestaciones sociales al 31 de diciembre: lo que se fue provisionando mes a mes debe ajustarse a lo que realmente se le debe a cada empleado por cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones pendientes.
- Ten presentes las dos fechas del inicio del año: los intereses sobre las cesantías se le pagan al trabajador a más tardar el 31 de enero, y las cesantías se consignan en el fondo hasta el 14 de febrero.
- Cruza la nómina contabilizada contra la nómina electrónica transmitida y contra los aportes de seguridad social pagados. Las tres deben coincidir.
- Si trabajas con contratistas independientes, verifica que tengas los soportes de sus aportes a seguridad social.
7. Impuestos
- Concilia cada cuenta de impuestos (IVA, retención en la fuente, ICA) contra las declaraciones presentadas en el año. Lo que dice la contabilidad debe ser igual a lo declarado; si no, alguno de los dos está mal.
- Identifica los saldos a favor y decide qué hacer con ellos. Te contamos cómo en saldos a favor en la DIAN.
- Calcula el impuesto de renta estimado del año para reconocerlo en los estados financieros.
- Ten en cuenta que con las cifras del cierre se prepara después la información exógena que muchas empresas deben reportar a la DIAN. Un cierre desordenado se traslada tal cual a ese reporte.
8. Socios y patrimonio
- Revisa las cuentas con los socios: préstamos, gastos personales pagados por la empresa, cuentas por cobrar que nadie sabe explicar. Son de las primeras que preguntan la DIAN y el banco.
- Verifica que las decisiones de la asamblea del año anterior (distribución de utilidades, reservas, capitalizaciones) estén registradas como se aprobaron.
Los estados financieros del cierre
Con los saldos depurados se preparan los estados financieros del año. Para la mayoría de pymes son cinco: estado de situación financiera, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de flujos de efectivo y las notas que los explican. Las microempresas que aplican el marco simplificado presentan un juego más corto.
Los firman, certificándolos, el representante legal y el contador; si la empresa está obligada a tener revisor fiscal, también llevan su dictamen. Después se presentan a la asamblea ordinaria, que en general debe reunirse dentro de los tres primeros meses del año, salvo que los estatutos fijen otra fecha.
Y no se guardan en un cajón: son los mismos números con los que calculas tus indicadores financieros y los que un banco va a analizar si pides un crédito para tu pyme.
Los errores que más vemos
- Empezar el cierre en enero. Lo que en octubre era una revisión, en enero es una urgencia y en marzo puede ser una sanción o una asamblea aplazada.
- Tomar el inventario del sistema sin contarlo. El inventario de los estados financieros pasa a ser una cifra que nadie verificó, y con él, el costo de ventas y la utilidad.
- Arrastrar partidas conciliatorias de años anteriores. Cada año cuesta más explicarlas y es más difícil corregirlas.
- Dejar las cuentas de los socios sin explicar. Un préstamo de la empresa a un socio genera, por ley, unos intereses presuntos que la empresa debe declarar aunque no los cobre, y un gasto personal del socio pagado por la empresa no es deducible.
- Cerrar sin cruzar contra la información de la DIAN. Hoy la DIAN conoce las facturas electrónicas que emitiste y recibiste. Si tu contabilidad dice otra cosa, la diferencia la va a encontrar ella antes que tú.
Un ejemplo sencillo
Supón una distribuidora que a mediados de diciembre, mirando el sistema, calcula una utilidad del año de $210.000.000 y con esa cifra en mente les promete a los socios un reparto de utilidades. En el cierre aparecen tres ajustes:
| Ajuste del cierre | Valor |
|---|---|
| Diferencia entre el inventario del sistema ($320.000.000) y el conteo físico ($301.500.000): mercancía vencida y faltantes | $18.500.000 |
| Facturas de servicios de diciembre (transporte, honorarios, arriendo de bodega) que llegaron en enero | $9.000.000 |
| Deterioro de la cartera de un cliente que entró en liquidación | $15.000.000 |
| Total de ajustes | $42.500.000 |
La utilidad real del año es de $167.500.000, un 20 % menos de lo que el gerente tenía en la cabeza. Si esos ajustes aparecen en octubre, se toman decisiones con cifras ciertas: se cobra o se reconoce el deterioro a tiempo, se revisa por qué se vence la mercancía y se les promete a los socios lo que la empresa puede pagar. Si aparecen en marzo, el reparto ya se anunció.
Además, que un ajuste reduzca la utilidad contable no significa que reduzca igual el impuesto de renta: el deterioro de cartera y los faltantes de inventario tienen reglas fiscales propias. Por eso el cierre y la planeación tributaria se revisan juntos.
¿Vas a cambiar de contador? El cierre es el mejor momento
Muchas empresas aprovechan el inicio del año para cambiar de contador. Tiene sentido: el nuevo arranca el 1 de enero con saldos verificados, en lugar de heredar meses a medias. Pero el cambio solo sale bien si el empalme se planea antes de que el contador saliente se vaya. Pídele, como mínimo:
- La copia de seguridad de la contabilidad y el acceso al software contable, con los balances de prueba del año.
- Las declaraciones presentadas durante el año, con sus soportes y recibos de pago.
- Las conciliaciones bancarias y los auxiliares de cartera, proveedores y activos fijos al último mes cerrado.
- La relación de los accesos de la empresa a los portales de la DIAN, del operador de seguridad social y de los impuestos municipales, para que queden en manos de quien corresponde dentro de la empresa.
- Un listado de los pendientes: requerimientos de la DIAN, saldos a favor en trámite, declaraciones por corregir.
Si estás comparando opciones, en ¿Cuánto cuesta la contabilidad de una pyme? explicamos qué debería incluir un servicio contable y cómo comparar un contador interno con un outsourcing.
¿Tu contador ya te pidió todo esto?
Si ya es octubre y nadie te ha pedido el conteo de inventario, la confirmación de la cartera o los soportes de las cuentas de los socios, el cierre de tu empresa va a empezar tarde. En Six Sigma CSE el cierre del año hace parte de nuestro outsourcing contable para pymes de Medellín y el Valle de Aburrá: lo empezamos en octubre, junto con la planeación tributaria, para que en enero solo queden los ajustes del último mes.
La primera cita es gratuita: revisamos tu último balance y te decimos qué partidas conviene depurar antes del 31 de diciembre.
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Preguntas frecuentes
¿Cuándo se debe empezar el cierre contable de fin de año?
En octubre o noviembre. En esos meses se concilian los bancos, se depuran la cartera y los proveedores y se hace la planeación tributaria. El 31 de diciembre se cuenta el inventario y se hace el arqueo de caja, y en enero y febrero se registran los ajustes y se preparan los estados financieros. Empezar en enero significa hacer todo eso con prisa y con menos margen para corregir.
¿Qué pasa si no se hace el inventario físico al 31 de diciembre?
El inventario de los estados financieros queda como una cifra del sistema que nadie verificó, y con él el costo de ventas y la utilidad del año. Si no fue posible contar ese día, lo recomendable es contar lo más cerca posible de la fecha y reconstruir las entradas y salidas entre el conteo y el cierre, dejando un acta como soporte.
¿Cuál es la diferencia entre el cierre contable y el cierre fiscal?
El cierre contable produce los estados financieros con las normas contables; el fiscal toma esas mismas cifras y las ajusta con las reglas tributarias para declarar renta. Parten de los mismos números, pero no siempre llegan al mismo resultado, porque hay partidas que se reconocen distinto en cada uno, como el deterioro de cartera, la depreciación o algunos gastos que no son deducibles. Por eso un cierre contable bien hecho es el primer paso de una declaración de renta bien hecha.
Mateo Jaramillo Arango es contador público titulado y líder contable y financiero de Six Sigma CSE, firma de outsourcing contable, administrativo y financiero para pymes en Medellín.