Por Wilmar A. Ríos Restrepo, líder comercial y de servicio de Six Sigma CSE, contador público titulado.
La pregunta casi siempre llega tarde: «necesito un crédito para el mes entrante, ¿qué papeles pido?». Y la respuesta incómoda es que la solicitud se gana o se pierde mucho antes de radicar la carpeta, en la forma como la empresa llevó su contabilidad los dos años anteriores.
Un banco no presta porque la empresa necesite la plata. Presta porque cree, con evidencia, que la empresa va a poder devolverla. Todo lo que te piden existe para responder tres preguntas: si el negocio genera con qué pagar la cuota, si has cumplido tus compromisos antes, y qué pasa si algo sale mal. En esta guía te explicamos qué mira el analista, con qué documentos lo comprueba y cómo prepararte con tiempo.
Las cinco preguntas del analista
En el análisis de crédito se usa un marco clásico, las cinco C. Traducido a una pyme colombiana, es esto:
1. Carácter: ¿cumple lo que promete?
Es tu historial de pago. El banco consulta las centrales de riesgo, pero también mira si estás al día con tus obligaciones tributarias y con tus proveedores, y qué tan ordenada es la información que entregas. Una carpeta incompleta, entregada a cuentagotas y con cifras que cambian entre un documento y otro, dice tanto como un reporte negativo.
2. Capacidad: ¿de dónde sale la cuota?
Es la pregunta central. No se responde con las ventas ni con la utilidad, sino con la caja que genera la operación mes a mes frente a lo que ya debes y a la cuota nueva. Aquí es donde muchas empresas rentables se caen: venden bien, facturan bien y no tienen caja, porque sus clientes pagan tarde. De eso hablamos en Utilidad y caja, ¿son lo mismo?.
3. Capital: ¿cuánto ha puesto el dueño?
El banco quiere ver que los socios también tienen su plata adentro: aportes, utilidades que se quedaron en la empresa y no se retiraron completas, patrimonio que crece. Una empresa que reparte todo lo que gana, o donde los socios retiran sin soporte, le pide al banco que asuma un riesgo que sus propios dueños no quisieron asumir.
4. Colateral: ¿con qué respondes si el negocio falla?
Son las garantías: bienes de la empresa o de los socios, codeudores y, en muchos casos, los fondos de garantías que respaldan parte del crédito. La garantía no reemplaza la capacidad de pago; es el plan B del banco, no el argumento principal.
5. Condiciones: ¿para qué es el crédito y en qué entorno?
No es lo mismo pedir plata para comprar maquinaria que para tapar un hueco de nómina. El primero es una inversión que va a generar ingresos; el segundo es una señal de alarma. El analista también mira el sector, la estacionalidad del negocio y qué tan concentrados están tus clientes: si el 70 % de tus ventas depende de un solo cliente, tu riesgo es el riesgo de ese cliente.
Los números que el analista calcula con tus estados financieros
Con tus estados financieros en la mano, el banco arma los mismos indicadores que un gerente debería estar mirando cada mes. Si quieres el detalle de cómo se calculan, están en los 8 indicadores financieros que todo gerente de pyme debe revisar.
| Lo que calcula | Qué le dice al banco | Qué lo daña |
|---|---|---|
| Capacidad de pago (caja de la operación frente a la cuota) | Si el negocio alcanza para la deuda que ya tiene y la nueva | Cuotas que se comen toda la generación de caja |
| Nivel de endeudamiento | Qué parte de la empresa ya es de terceros | Financiar la operación del día a día con crédito |
| Cobertura de intereses | Cuántas veces la operación paga lo que cuesta la deuda | Deuda de corto plazo cara, rotando cada mes |
| Razón corriente y prueba ácida | Si puedes cubrir lo que vence este año | Cartera vencida e inventario quieto |
| Margen operacional | Si el negocio, en sí mismo, deja | Descuentos para vender más y gastos de estructura que crecen |
| Días de cartera y ciclo de caja | Cuánta plata necesitas para operar y cuándo vuelve | Clientes que pagan mucho después del plazo |
| Flujo de caja proyectado | De dónde va a salir la cuota los próximos meses | Proyecciones sin sustento, hechas para el banco |
Los documentos que casi siempre piden
Cada entidad tiene su lista, pero el fondo es el mismo:
- Estados financieros de los dos o tres últimos años y los del año en curso, firmados por contador público (y por revisor fiscal si la empresa está obligada a tenerlo).
- Notas a los estados financieros. Se leen más de lo que la gente cree.
- Declaración de renta de los últimos años.
- Declaraciones de IVA del último año.
- Los anexos de todo lo que las notas no expliquen: composición de clientes, edad de cartera, detalle del inventario y de la propiedad, planta y equipo.
- Certificado de existencia y representación legal y RUT actualizado.
- Composición accionaria y documentos de los socios.
- Relación de las obligaciones financieras vigentes, con saldos y cuotas.
- Flujo de caja proyectado y destino del crédito por escrito.
El punto 5 merece atención, porque es el que más rondas de preguntas genera. Si las notas no explican quiénes son los clientes que concentran la cartera, cuánto de esa cartera está vencida y desde cuándo, de qué está compuesto el inventario y en qué estado están los activos fijos, el banco lo va a pedir aparte. Unas notas bien hechas no son un requisito de forma: son las que evitan esa segunda ronda y las que sustentan las cifras del balance.
Un detalle que sorprende a muchos gerentes: el banco cruza esos documentos entre sí. Los estados financieros contra la declaración de renta, los ingresos contra las declaraciones de IVA y contra lo que reportaste en facturación electrónica, y el balance contra los anexos. Cuando las cifras no coinciden, el problema deja de ser financiero y pasa a ser de credibilidad.
Por qué le dicen que no a una pyme que vende bien
Estas son las razones que más vemos, y casi ninguna tiene que ver con las ventas:
- Reportes negativos o mora reciente, propios o de los socios.
- Contabilidad desactualizada o sin conciliar. Un balance cuyos saldos de bancos nunca se cuadraron contra el movimiento real no es confiable, y esa desconfianza se contagia al resto de las cifras. Es el control más barato que existe y el que más se descuida: la conciliación bancaria.
- Estados financieros que no cuadran con la declaración de renta o con lo facturado.
- Finanzas personales mezcladas con las de la empresa: gastos del socio pasados como gastos del negocio, préstamos a socios que nadie sabe explicar.
- Utilidad que no se convierte en caja, por cartera que se recauda tarde.
- Sobreendeudamiento de corto plazo: varios créditos de tesorería rotando para pagarse entre ellos.
- Poca antigüedad o sin historial bancario. A una empresa joven le van a pedir más garantías.
- Destino del crédito mal explicado. «Para capital de trabajo» no dice nada; «para financiar 60 días de cartera de un contrato ya firmado» sí.
Cómo prepararte seis meses antes
- Consulta tu historial en las centrales de riesgo y el de los socios, y corrige lo que esté mal antes de que lo vea el banco.
- Pon la contabilidad al día y concilia los bancos todos los meses.
- Verifica que los estados financieros cuadren con la declaración de renta y con lo facturado.
- Separa de una vez las finanzas personales de las de la empresa.
- Arma un flujo de caja proyectado a doce meses, con supuestos que puedas sustentar.
- Ordena la deuda que ya tienes: si estás rotando créditos de corto plazo para gastos que son de largo plazo, eso se arregla antes de pedir más.
- Calcula tú mismo la cobertura de la cuota que vas a pedir. Si a ti no te da, al banco tampoco.
- Escribe en una página para qué es el crédito, cuánto necesitas, a qué plazo y con qué lo vas a pagar.
Un ejemplo sencillo
Dos empresas con las mismas ventas piden el mismo crédito. La cuota mensual sería de $7.000.000 y ambas generan, en promedio, $12.000.000 mensuales de caja en su operación: por cada peso de cuota, 1,7 pesos de caja. En el papel, las dos pueden pagar.
La primera entrega estados financieros firmados y al día, que cuadran con su declaración de renta; bancos conciliados mes a mes; cartera con edades y un flujo de caja proyectado que explica de dónde sale la cuota. El analista puede verificar cada número.
La segunda tiene la contabilidad tres meses atrasada, estados financieros que no coinciden con la renta, dos créditos de tesorería rotando y retiros de socios sin soporte. Es la misma operación y la misma caja, pero no lo puede demostrar. El desenlace habitual no es un «no» rotundo: es menos monto, más garantías, plazo más corto o una tasa más alta. Esa diferencia la pagas todos los meses durante años.
¿Tu empresa está lista para que la revise un banco?
En Six Sigma CSE preparamos empresas para esa conversación. Nuestro outsourcing contable entrega estados financieros mensuales, al día y conciliados, que cuadran con lo que se le declaró a la DIAN; y desde nuestros servicios financieros armamos el diagnóstico, la proyección de caja y la lectura de indicadores con la que vas a sustentar la solicitud.
La primera cita es gratuita: revisamos cómo se ve hoy tu empresa desde el lado del analista y qué se puede corregir antes de que radiques la carpeta.
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Preguntas frecuentes
¿Qué requisitos pide un banco para aprobar un crédito a una pyme?
Cada entidad tiene su lista, pero casi siempre incluye estados financieros de los últimos años y del año en curso firmados por contador, notas a los estados financieros, declaración de renta, declaraciones de IVA del último año, los anexos de lo que las notas no expliquen (composición de clientes, edad de cartera, inventario y propiedad, planta y equipo), certificado de existencia y representación legal, RUT, composición accionaria, relación de las deudas vigentes y un flujo de caja proyectado. Más allá de los papeles, lo que evalúan es capacidad de pago, historial de cumplimiento, respaldo de los socios y garantías.
¿Por qué me niegan un crédito si mi empresa vende bien?
Porque vender no es cobrar. Una empresa puede tener buenas ventas y utilidad en el papel y aun así no generar la caja para pagar la cuota, sobre todo si sus clientes pagan tarde. A eso se suman las causas más comunes: contabilidad atrasada o sin conciliar, estados financieros que no cuadran con la declaración de renta, mezcla de gastos personales y varios créditos de corto plazo rotando.
¿Sirve presentar estados financieros «mejorados» para que el banco apruebe?
No, y además es un riesgo serio. El banco cruza los estados financieros con la declaración de renta, con las declaraciones de IVA y con la información electrónica que la empresa le reporta a la DIAN; las inconsistencias aparecen. Presentar información que no corresponde a la realidad compromete a la empresa, a sus representantes y al contador que firma. El camino que sí funciona es ordenar la información con tiempo, que es justo lo que el banco quiere ver.
Wilmar A. Ríos Restrepo es contador público titulado y líder comercial y de servicio de Six Sigma CSE, firma de outsourcing contable, administrativo y financiero para pymes en Medellín.