Por Diego Montoya García, líder de optimización contable de Six Sigma CSE, contador público titulado.
Cuando recibimos la contabilidad de una empresa nueva, una de las primeras preguntas que hacemos es qué pasó con los saldos a favor de las últimas declaraciones. La respuesta más común es un silencio. El saldo se quedó ahí, se fue arrastrando de una declaración a la siguiente o, en el peor caso, se venció el plazo para pedirlo y esa plata se perdió.
Un saldo a favor es plata de la empresa que está en manos de la DIAN. Recuperarla no es un favor ni un trámite imposible: es un derecho con reglas claras y con un plazo que no perdona. En esta guía le explicamos qué es, qué puede hacer con él y qué revisar antes de pedir la devolución para que no se la rechacen.
Qué es un saldo a favor y de dónde sale
Un saldo a favor aparece cuando la empresa pagó por adelantado más impuesto del que finalmente le correspondía. Pasa sobre todo en dos impuestos:
- En renta: a lo largo del año los clientes le practican retención en la fuente y la empresa paga el anticipo que liquidó en la declaración anterior. Si al declarar esas retenciones y ese anticipo suman más que el impuesto a cargo, la diferencia queda a favor de la empresa.
- En IVA: cuando el IVA que la empresa pagó en sus compras, o el que le retuvieron sus clientes, supera el IVA que cobró en sus ventas del periodo.
Una empresa con margen bajo es candidata natural a tener saldo a favor en renta todos los años. Las retenciones se calculan sobre los ingresos y el impuesto se calcula sobre la utilidad: si vende mucho y gana poco, lo que le retienen puede superar cada año lo que le toca pagar.
Las tres cosas que puede hacer con un saldo a favor
| Opción | Qué es | Cuándo conviene | Qué tener en cuenta |
|---|---|---|---|
| Imputarlo | Llevarlo como pago adelantado a la declaración siguiente del mismo impuesto | Cuando el saldo es pequeño o la empresa espera pagar más impuesto el próximo periodo | La plata no vuelve a la caja. Si el saldo se repite cada año, crece en vez de recuperarse |
| Compensarlo | Pedirle a la DIAN que lo aplique a otras deudas tributarias de la empresa | Cuando la empresa debe otros impuestos o periodos | Hay que solicitarlo expresamente, igual que una devolución |
| Pedir la devolución | Solicitar que la DIAN devuelva el valor en dinero o en títulos que sirven para pagar impuestos | Cuando el saldo es importante o aparece todos los años | La DIAN revisa la declaración antes de devolver, así que los soportes tienen que estar completos |
Una regla que conviene tener clara: un mismo saldo no se puede imputar y pedir en devolución a la vez. Si ya lo llevó a la declaración siguiente, esa es la decisión que quedó tomada.
El plazo que no se puede dejar pasar
La solicitud de devolución o de compensación se debe presentar dentro de los dos años siguientes al vencimiento del plazo para declarar. Pasado ese tiempo el derecho se pierde, aunque el saldo sea real y esté bien soportado.
Por eso el peor escenario no es que la DIAN rechace una solicitud: es que nadie la presente. Un saldo a favor que se deja «para después» tiene fecha de vencimiento, igual que una factura por cobrar.
En IVA la regla es distinta
En IVA no todas las empresas pueden pedir la devolución del saldo a favor. La ley la permite en casos puntuales, como los exportadores, los productores de bienes exentos y los saldos que se originan en retenciones de IVA que les practicaron. En los demás casos, el saldo se imputa en los periodos siguientes hasta que se agote.
Si su empresa arrastra un saldo de IVA periodo tras periodo, vale la pena revisar por qué. A veces es una compra grande de activos que se absorbe sola con el tiempo; otras veces es la señal de que algo en la facturación o en la liquidación del impuesto no cuadra.
Cómo pedir la devolución en seis pasos
1. Revise la declaración de la que sale el saldo
Antes de pedir nada, confirme que la declaración está bien: sin errores aritméticos, presentada y firmada como corresponde, y con el saldo a favor del periodo anterior imputado exactamente por el valor que se declaró. Una diferencia en ese arrastre es de las causas más comunes para que la DIAN no admita la solicitud.
2. Cruce las retenciones contra los certificados y contra lo que reportaron sus clientes
La DIAN no devuelve lo que la empresa dice que le retuvieron, sino lo que puede comprobar. Por eso cruza sus retenciones con lo que sus clientes declararon y reportaron en información exógena. Si un cliente le retuvo y no declaró esa retención, o la reportó a nombre de otro NIT, esa parte del saldo va a quedar en discusión. Pida los certificados de retención y resuelva las diferencias antes de radicar.
3. Actualice el RUT y la cuenta bancaria
El RUT debe estar al día, y la cuenta en la que se consignará la devolución debe estar a nombre de la empresa, con su certificación bancaria vigente. Parece un detalle menor, pero es un motivo frecuente de reprocesos.
4. Revise si la empresa tiene deudas con la DIAN
Antes de devolver, la DIAN cruza el saldo contra las deudas tributarias pendientes de la empresa y lo aplica primero a ellas. Si hay obligaciones por pagar, es mejor saberlo desde el principio para calcular cuánto va a llegar realmente a la caja.
5. Radique la solicitud con sus anexos
La solicitud se presenta en los servicios en línea de la DIAN, con los anexos que correspondan según el impuesto y el monto: la relación de retenciones o de impuestos descontables, la certificación bancaria y, cuando aplica, una garantía. Ofrecer garantía o tener la facturación electrónica en orden puede acortar el tiempo de respuesta.
6. Haga seguimiento y responda a tiempo
Radicar no es el final. La DIAN puede pedir información adicional o verificar la declaración antes de decidir. Un requerimiento sin respuesta, o respondido tarde, puede terminar en rechazo. Alguien tiene que estar pendiente del trámite hasta que la plata llegue a la cuenta.
Los errores que más vemos
- Dejar vencer el plazo. Es el más caro, porque no tiene arreglo.
- Pedir lo que ya se imputó. El saldo que se llevó a la declaración siguiente ya no se puede pedir en devolución.
- Retenciones sin respaldo. Certificados que nunca llegaron o clientes que retuvieron y no declararon la retención.
- Errores en la declaración. Diferencias aritméticas o un saldo del periodo anterior arrastrado por un valor distinto al declarado.
- Datos desactualizados. RUT viejo o cuenta bancaria que no está a nombre de la empresa.
- Forzar un saldo a favor. No es un error, es un riesgo serio: si la DIAN devuelve y después encuentra que el saldo no era real, la empresa debe reintegrar la plata con intereses y una sanción.
Un ejemplo sencillo
Suponga una empresa de servicios que le factura a clientes grandes, que le practican retención en la fuente en cada pago. Para simplificar, el ejemplo deja por fuera el anticipo.
En la declaración de renta de un año, el impuesto a cargo fue de $40.000.000 y las retenciones que le practicaron sumaron $58.000.000. Resultado: saldo a favor de $18.000.000.
La empresa decide imputarlo en la declaración siguiente, «para no hacer trámites». Pero su margen no cambió. Al año siguiente el impuesto a cargo es de $42.000.000, las retenciones suman $56.000.000 y el saldo imputado aporta los $18.000.000 del año anterior. Nuevo saldo a favor: $32.000.000.
En dos años la empresa tiene $32.000.000 que no están en su caja, justo cuando tal vez está pidiendo un crédito para capital de trabajo. La decisión correcta era pedir la devolución del primer saldo dentro del plazo y, al mismo tiempo, revisar por qué se genera cada año: tarifas de retención que los clientes aplican mal, o un anticipo más alto de lo necesario que se podía reducir con planeación tributaria. Una empresa con saldos a favor todos los años no tiene solo un tema tributario; tiene un problema de caja, y ya sabemos que utilidad y caja no son lo mismo.
¿Pedir la devolución hace que la DIAN revise la empresa?
Es el miedo que más escuchamos, y la respuesta honesta es que sí: antes de devolver, la DIAN revisa la declaración de la que sale el saldo, con más detalle que si el saldo simplemente se imputara. Pero eso no es motivo para dejar la plata allá.
Si las retenciones están certificadas, los costos soportados con factura electrónica y la contabilidad al día, la revisión confirma lo que ya está en orden. Lo que sí debe preocupar es pedir una devolución con soportes incompletos, o no pedirla nunca por miedo.
¿Su empresa tiene saldos a favor esperando?
En Six Sigma CSE la revisión y la solicitud de saldos a favor hacen parte de nuestro outsourcing contable para pymes de Medellín y el Valle de Aburrá. Revisamos qué saldos tiene la empresa y si todavía están dentro del plazo, cruzamos las retenciones y preparamos la solicitud con sus soportes.
La primera cita es gratuita: cuéntenos qué saldos a favor tiene su empresa y le decimos cuáles se pueden recuperar.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para pedir la devolución de un saldo a favor?
Dos años contados desde el vencimiento del plazo para presentar la declaración en la que se originó el saldo. Después de ese término el derecho se pierde, aunque el saldo sea real.
¿Es mejor imputar el saldo a favor o pedir la devolución?
Depende del tamaño del saldo y de si se repite. Si es pequeño y la empresa espera pagar más impuesto en el periodo siguiente, imputarlo es práctico. Si es grande o aparece todos los años, lo sano es pedir la devolución y revisar por qué se está generando.
¿Se puede pedir la devolución de un saldo a favor en IVA?
Solo en casos puntuales, como exportadores, productores de bienes exentos y saldos que vienen de retenciones de IVA. En los demás casos el saldo se imputa en los periodos siguientes hasta agotarse.
Diego Montoya García es contador público titulado y líder de optimización contable de Six Sigma CSE, firma de outsourcing contable, administrativo y financiero para pymes en Medellín.