Por Wilmar A. Ríos Restrepo, líder comercial y de servicio de Six Sigma CSE, contador público titulado.
Todos los años pasa lo mismo. En abril, cuando ya hay que presentar la declaración de renta, un gerente de pyme ve el valor a pagar y pregunta: «¿y esto no se podía hacer de otra forma?». La respuesta casi siempre es sí, pero en abril ya es tarde. El año gravable cerró el 31 de diciembre y lo que no se hizo antes de esa fecha ya no se puede hacer.
Eso es la planeación tributaria: tomar las decisiones antes de que cierre el año, no lamentarlas después. En esta guía te explicamos qué es, qué revisa en una empresa pequeña o mediana y por qué la falta de planeación es uno de los costos ocultos más grandes de la contabilidad de una pyme.
Qué es la planeación tributaria (y qué no es)
La planeación tributaria es el análisis anticipado de las operaciones de la empresa para que pague los impuestos que le corresponden por ley, ni un peso más, aprovechando los beneficios, deducciones y descuentos que la misma ley permite.
Conviene aclararlo de una vez: planear no es evadir. La evasión es ocultar ingresos, inflar gastos o comprar facturas, y es un delito. La elusión es forzar figuras artificiales para escapar del impuesto, y la DIAN la persigue. La planeación es distinta: es organizar operaciones reales de la mejor forma posible dentro de la ley, con soportes y con criterio. Lo que cambia no es cuánto vendes o gastas, sino cuándo, cómo y con qué documentación lo haces.
Por qué debe hacerse antes de diciembre
En Colombia el impuesto de renta de las empresas se liquida sobre el año calendario. Todo lo que quieras que cuente para la declaración del año debe estar hecho, facturado y soportado antes del 31 de diciembre.
Por eso el momento ideal para planear es entre septiembre y noviembre: ya hay información de ocho o nueve meses para proyectar cómo cierra el año, y todavía queda tiempo para actuar. Una planeación hecha en diciembre alcanza para poco; una hecha en abril, para nada.
Qué revisa una planeación tributaria en una pyme
Estos son los diez puntos que revisamos cuando hacemos la planeación de un cliente. No todos aplican a todas las empresas, pero sirven como lista de chequeo.
1. La proyección de renta del año
Con los estados financieros a agosto o septiembre se proyecta cómo cierra el año: ingresos, costos, gastos y la utilidad fiscal estimada. Sin este número no hay planeación posible; todo lo demás se decide a partir de él.
2. Los gastos que no van a ser aceptados
Un gasto puede estar en la contabilidad y aun así no ser deducible en renta. Los casos más comunes: gastos sin factura electrónica, pagos a proveedores que no cumplen requisitos, gastos personales de los socios pasados como gastos de la empresa, y pagos en efectivo por encima de los límites que fija la ley. Detectarlos en septiembre permite corregir el soporte o cambiar la forma de pago antes del cierre; detectarlos en abril solo sirve para rechazarlos.
3. Las retenciones que te practicaron
Cada retención en la fuente que te hicieron tus clientes es un anticipo del impuesto de renta. Si no se contabilizó o el cliente no la certificó, la empresa termina pagando dos veces. Cruzar las retenciones contra la facturación del año es una de las revisiones que más plata recupera.
4. El anticipo de renta del año siguiente
Al declarar renta también se liquida un anticipo para el año siguiente, calculado sobre el impuesto de este año. Si la empresa prevé que sus ingresos van a bajar, la ley permite pedir la reducción del anticipo. Pocas pymes lo saben y muchas terminan financiando a la DIAN con caja que necesitaban para operar.
5. Régimen ordinario o régimen SIMPLE
El régimen simple de tributación reemplaza el impuesto de renta y otros tributos por una tarifa sobre los ingresos brutos, según la actividad. Para algunas pymes de servicios con buen margen es un ahorro importante; para empresas de comercio con márgenes bajos puede ser peor que el régimen ordinario. La decisión depende de las cifras de cada empresa y tiene fechas límite para optar, así que hace parte de la planeación, no de la declaración.
6. Inversiones en activos
Si la empresa planea comprar maquinaria, equipos o vehículos de trabajo, el momento de la compra afecta la depreciación del año y, en ciertos casos, permite tomar el IVA pagado como descuento del impuesto de renta. Comprar el 28 de diciembre o el 5 de enero puede significar declaraciones muy distintas.
7. Nómina y contratistas
Los salarios solo son deducibles si los aportes a seguridad social y parafiscales están pagados. Y los pagos a contratistas independientes exigen verificar que ellos también estén aportando. Una revisión de nómina antes del cierre evita que la DIAN rechace el gasto más grande de la mayoría de las pymes.
8. Utilidades, socios y dividendos
Cómo se retiran las utilidades tiene efectos tributarios distintos para la empresa y para los socios. Definir la política de dividendos con tiempo evita sorpresas en la renta de las personas naturales y préstamos a socios que después nadie sabe cómo explicar.
9. Pérdidas fiscales de años anteriores
Si la empresa tuvo pérdidas fiscales en años anteriores, puede compensarlas contra la renta líquida de este año dentro de los plazos que fija la ley. Es sorprendente la cantidad de empresas que tienen pérdidas acumuladas sin usar porque nadie las llevó en un control aparte.
10. El calendario y las sanciones
Renta, IVA, retención en la fuente, ICA, información exógena, nómina electrónica: cada obligación tiene su fecha. Presentar tarde una declaración cuesta una sanción por extemporaneidad que se calcula por cada mes de retraso, y no presentarla cuesta mucho más. La planeación incluye tener el calendario del año siguiente armado antes de que empiece.
Los errores que más vemos
- Hacer la planeación en abril. Es el más común y el más caro. En abril solo queda liquidar.
- Comprar facturas para bajar la utilidad. No es planeación, es un delito, y la DIAN cruza la información electrónica de compradores y vendedores.
- Mezclar las finanzas personales con las de la empresa. Cada gasto del socio que pasa por la empresa es un gasto rechazado y una posible renta para el socio.
- Confundir utilidad contable con base fiscal. La utilidad de los estados financieros y la renta líquida sobre la que se paga impuesto no son lo mismo, como tampoco lo son utilidad y caja.
- Dejar los impuestos en manos de quien no conoce la operación. Un contador que solo recibe los soportes a fin de año no puede planear, porque planear exige saber qué va a pasar en la empresa en los próximos tres meses.
Un ejemplo sencillo
Supón una pyme de servicios que a septiembre proyecta una utilidad fiscal de $200.000.000 para el año. Al revisar encuentra:
- $18.000.000 en gastos reales sin factura electrónica de soporte, que se pueden corregir pidiendo el documento correcto al proveedor antes del cierre.
- $6.000.000 en retenciones que le practicaron los clientes y nunca se contabilizaron.
- Una compra de equipos de $40.000.000 que estaba prevista para enero y que, adelantada a noviembre, entra a depreciarse este año y permite tomar el IVA pagado como descuento.
Ninguna de las tres decisiones cambia la operación real de la empresa. Las tres cambian la declaración de renta, y juntas pueden representar varios millones de pesos de diferencia entre pagar lo justo y pagar de más. Ese es el costo oculto de no planear.
¿Ordinario o SIMPLE? La pregunta que más nos hacen
No hay respuesta general. El SIMPLE grava los ingresos brutos, así que favorece a empresas con márgenes altos y pocos costos deducibles; el régimen ordinario grava la utilidad, así que favorece a empresas con costos altos y márgenes bajos. La única forma seria de decidir es correr las dos liquidaciones con las cifras reales de tu empresa.
¿Tu empresa ya sabe cómo va a cerrar el año?
En Six Sigma CSE la planeación tributaria hace parte de nuestro outsourcing contable para pymes de Medellín y el Valle de Aburrá. No se hace en abril: se hace entre septiembre y noviembre, con la contabilidad al día y los bancos conciliados, que es la única forma de proyectar bien. Y si quieres saber qué más debería incluir el servicio contable, te lo contamos en ¿Cuánto cuesta la contabilidad de una pyme?.
La primera cita es gratuita: revisamos cómo va tu año y te decimos qué se puede hacer antes del cierre.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre planeación tributaria y evasión?
La planeación organiza operaciones reales dentro de la ley para pagar el impuesto que corresponde, aprovechando deducciones y beneficios legales. La evasión oculta ingresos, infla gastos o usa facturas falsas, y es un delito. La diferencia está en que la planeación se hace con operaciones reales, soportadas y declaradas.
¿Cuándo se debe hacer la planeación tributaria de una pyme?
Entre septiembre y noviembre, cuando ya hay cifras de la mayor parte del año para proyectar el cierre y todavía queda tiempo para actuar antes del 31 de diciembre. En abril, cuando se presenta la declaración, ya no hay nada que planear.
¿Le conviene a mi pyme el régimen SIMPLE?
Depende del margen. El SIMPLE grava los ingresos brutos y suele favorecer a empresas de servicios con márgenes altos; el régimen ordinario grava la utilidad y suele favorecer a empresas con costos altos. Hay que liquidar los dos escenarios con las cifras reales de la empresa antes de decidir.
Wilmar A. Ríos Restrepo es contador público titulado y líder comercial y de servicio de Six Sigma CSE, firma de outsourcing contable, administrativo y financiero para pymes en Medellín.