Por Mateo Jaramillo Arango, líder contable y financiero de Six Sigma CSE, contador público titulado.
Si estás cotizando «un contador para la empresa», la primera sorpresa suele ser esta: el costo real no es el salario. Es el salario más las prestaciones, la seguridad social, el puesto de trabajo y, la parte que casi nadie suma, el costo de los errores: sanciones de la DIAN, impuestos pagados de más y decisiones tomadas con cifras que llegan tarde.
En este artículo comparamos las tres formas más comunes de resolver la contabilidad en una pyme colombiana, con sus costos visibles y ocultos, para que decidas con números y no por intuición.
Qué incluye realmente «la contabilidad» de una pyme
Antes de comparar precios hay que comparar alcances. Una contabilidad completa incluye, como mínimo:
- Registro contable al día y conciliaciones bancarias.
- Facturación electrónica y nómina electrónica ante la DIAN.
- Liquidación y presentación de impuestos: IVA, retención en la fuente, ICA, renta.
- Revisión de la liquidación de nómina y seguridad social.
- Estados financieros mensuales que alguien te explique.
- Respuesta a requerimientos de la DIAN y entes de control.
Cuando una oferta es «muy barata», casi siempre es porque cubre solo el primer punto. Los demás aparecen después, como cobros adicionales o como sanciones.
Una aclaración útil antes de comparar: el software contable lo pone el cliente en cualquiera de los tres esquemas, así que no inclina la balanza. Lo que cambia entre opciones es quién trabaja, cómo y con qué respaldo.
Opción 1: contador interno (empleado)
Es la opción con la que la mayoría compara. Su costo real se calcula así:
Costo mensual real ≈ salario × 1,45 + puesto de trabajo
¿Por qué 1,45? Porque sobre el salario de un empleado en Colombia se pagan prestaciones sociales (prima, cesantías, intereses, vacaciones) y aportes a seguridad social y parafiscales que, en conjunto, suman cerca de un 45 % adicional.
Ejemplo: si contratas un contador con salario de $3.500.000, el costo real ronda los $5.075.000 mensuales, más el computador y el puesto de trabajo. Al año, más de $60 millones.
A eso súmale dos riesgos que no salen en la liquidación de nómina: si tu contador se incapacita, renuncia o se va de vacaciones, la contabilidad se detiene con él; y una sola persona difícilmente domina a la vez impuestos, nómina, NIIF y análisis financiero.
¿Cuándo tiene sentido? Cuando el volumen de operaciones ya justifica una persona de tiempo completo y hay quién la supervise técnicamente.
Opción 2: contador independiente por honorarios
El «contador de confianza» que atiende varias empresas y cobra honorarios mensuales. Es la opción más económica en apariencia y funciona bien para negocios muy pequeños con pocas operaciones.
Sus límites aparecen cuando la empresa crece:
- Suele cobrar barato porque atiende muchos clientes a la vez: tu contabilidad se procesa una vez al mes, no al día.
- Esa misma carga hace que las respuestas no lleguen cuando las necesitas: un requerimiento de la DIAN o una duda de un banco pueden esperar semanas.
- Rara vez se interesa en conocer tu negocio y su operación; procesa documentos, no entiende la empresa.
- Los estados financieros llegan cuando ya no sirven para decidir.
- La continuidad depende de una sola persona, otra vez.
Opción 3: outsourcing contable (un equipo externo)
En el outsourcing contratas un proceso con un equipo, no una persona: auxiliares que registran al día, un contador que revisa y liquida impuestos, y un líder que responde por los resultados y te los explica.
El costo depende del volumen de documentos, el tamaño de la operación y los impuestos a cargo; por eso se cotiza a la medida y no con tarifa única. Lo relevante es la comparación estructural:
| Criterio | Interno | Independiente | Outsourcing |
|---|---|---|---|
| Costo mensual | Salario × 1,45 + extras | Bajo | Intermedio, a la medida |
| Continuidad (vacaciones, renuncias) | Se detiene | Se detiene | El equipo continúa |
| Al día vs. una vez al mes | Al día | Mensual | Al día |
| Cobertura (impuestos, revisión de nómina, NIIF, análisis) | Una persona | Parcial | Equipo especializado |
| Conocimiento de tu operación | Alto | Casi nulo | Alto: es parte del servicio |
| Supervisión técnica | La debes poner tú | Nadie | Incluida |
| Información para decidir | Depende del perfil | Tardía | Estados financieros explicados |
En la práctica, el outsourcing suele costar menos que el costo real de un contador interno y entrega más cobertura que un independiente. Y hay un beneficio que no aparece en la tabla: pasas de administrar un empleado a exigirle resultados a un proveedor.
Los costos ocultos que inclinan la balanza
Cualquiera de las tres opciones puede salir cara si falla. Estos son los sobrecostos que más vemos al recibir contabilidades:
- Sanciones de la DIAN por declaraciones tardías o inconsistentes; la sanción mínima se actualiza cada año con la UVT.
- Falta de planeación tributaria: pagar el impuesto que resultó, en lugar del que habría resultado planeando a tiempo compras, deducciones y beneficios.
- Impuestos pagados de más: retenciones no descontadas, saldos a favor que nadie solicita.
- Decisiones a ciegas: comprar, endeudarse o repartir utilidades sin saber si hay caja. (De esto escribimos en Utilidad y caja, ¿son lo mismo?)
- Reprocesos: contabilidades atrasadas que hay que reconstruir pagando dos veces.
Cómo decidir en 10 minutos
- Lista qué incluye cada oferta frente a la lista de la primera sección (alcance, no precio).
- Calcula el costo real del interno con la fórmula del ×1,45.
- Pregunta en cada opción: ¿qué pasa si esta persona se incapacita 15 días?
- Exige estados financieros mensuales con explicación: es la diferencia entre tener contabilidad y tener información.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta el outsourcing contable para una pyme?
Depende del volumen de documentos, el tamaño de la operación y los impuestos a cargo. Por eso se cotiza a la medida tras conocer la empresa; en Six Sigma CSE la primera cita de diagnóstico es gratuita.
¿Qué es más barato: contador interno o outsourcing?
Al comparar el costo real del empleado (salario por 1,45 más el puesto de trabajo) con la tarifa del outsourcing, el outsourcing suele resultar igual o más económico, con la ventaja de que la operación no depende de una sola persona.
¿El outsourcing incluye la presentación de impuestos?
En Six Sigma CSE sí: liquidación y presentación de IVA, retención, ICA y renta, además de contabilidad al día, revisión de nómina y seguridad social, y estados financieros mensuales explicados.
Mateo Jaramillo Arango es contador público titulado y líder contable y financiero de Six Sigma CSE, firma de outsourcing contable, administrativo y financiero para pymes en Medellín.
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