ICA en varios municipios del Valle de Aburrá: dónde declarar y cómo no pagar dos veces
El ICA se paga donde se realiza la actividad, no donde está la sede. Cómo repartir los ingresos entre los municipios del Valle de Aburrá, qué soportes guardar y los errores que hacen pagar dos veces.
Por Diego Montoya García, líder de optimización contable de Six Sigma CSE, contador público titulado.
Cuando recibimos la contabilidad de una empresa nueva, una de las primeras cosas que revisamos son sus certificados de retención de ICA. Con frecuencia aparecen retenciones de Itagüí, Envigado o Bello en una empresa que solo declara en Medellín. Esa retención es una señal: otro municipio considera que la empresa trabajó allí, y está esperando su declaración.
En el Valle de Aburrá esto es lo normal, no la excepción. Son diez municipios pegados uno al otro y cada uno cobra su propio impuesto de industria y comercio. Una empresa de Medellín que presta un servicio en la planta de un cliente en Sabaneta puede tener que declarar ICA en varios municipios sin haber abierto una sola oficina fuera de su sede. En esta guía le explicamos dónde se paga el ICA según lo que hace su empresa, cómo repartir los ingresos para no pagar dos veces y qué conviene ordenar antes del cierre del año.
El ICA se paga donde se trabaja, no donde está la sede
El ICA es un impuesto municipal. Cada uno de los diez municipios del Valle de Aburrá (Medellín, Bello, Itagüí, Envigado, Sabaneta, La Estrella, Caldas, Copacabana, Girardota y Barbosa) lo cobra con su propio estatuto: sus tarifas por actividad, su calendario, sus agentes de retención y sus impuestos complementarios, como avisos y tableros o la sobretasa bomberil.
Lo que sí es igual en todo el país es la regla para saber a qué municipio le corresponde cada ingreso. Está en el artículo 343 de la Ley 1819 de 2016, y su idea central es sencilla: el impuesto se causa a favor del municipio donde se realiza la actividad. Además, todos los municipios usan el mismo formulario único nacional para la declaración, lo que facilita el trabajo aunque las fechas y las tarifas sigan siendo de cada uno.
Dónde se paga según lo que hace su empresa
| Actividad | Dónde se paga el ICA | Ejemplo en el valle |
|---|---|---|
| Industrial | En el municipio de la fábrica, sobre las ventas de lo que produce, se venda donde se venda | Fábrica en Itagüí con oficina de ventas en Medellín: declara en Itagüí |
| Comercial con local o punto de venta | Donde está el local o el punto de venta | Almacén en Envigado: lo que vende allí se declara en Envigado |
| Comercial sin local en el municipio | Donde se cierra la venta, es decir, donde se acuerdan el producto y el precio | Distribuidora de Medellín cuyo vendedor visita las ferreterías de Bello y cierra allí los pedidos, en persona: Bello |
| Ventas por internet, catálogo o teléfono al consumidor | Donde se despacha la mercancía | Tienda virtual que despacha desde una bodega en Sabaneta: Sabaneta |
| Servicios | Donde se presta el servicio | Mantenimiento en la planta de un cliente en Itagüí: Itagüí |
| Transporte | Desde donde se despacha la carga o el pasajero | Transportadora que despacha desde Medellín: Medellín |
Dos reglas sorprenden más que las otras. La primera es la industrial: una fábrica paga en el municipio donde produce sobre todo lo que vende de su producción, aunque las ventas se cierren en una oficina en otro municipio. La segunda es la de servicios: no importa dónde está el cliente ni desde dónde se emite la factura, sino dónde se hace el trabajo. Una consultoría que se prepara en la oficina de Medellín para un cliente de Envigado se declara en Medellín; el mantenimiento que se hace en la planta de ese mismo cliente se declara en Envigado.
Cómo no pagar dos veces
Cada ingreso se declara en un solo municipio. Para eso, el formulario único tiene un renglón que resta los ingresos obtenidos fuera del municipio: en cada declaración se parte del total de ingresos de la empresa en el país y se descuenta lo que les corresponde a los demás.
El error clásico es el contrario: declarar todo en el municipio de la sede «para estar tranquilos». Así la empresa le paga a Medellín un impuesto que no es de Medellín y sigue debiendo la declaración del municipio donde de verdad trabajó. Si ese municipio la encuentra después, cobra su impuesto con sanciones e intereses, y recuperar lo que se pagó de más en la sede es otro trámite con sus propios plazos, como pasa con los saldos a favor ante la DIAN. Ahí es donde se paga dos veces.
Para restar con tranquilidad los ingresos de otros municipios, la empresa tiene que poder demostrar dónde los obtuvo: contratos, órdenes de servicio, actas de entrega o remisiones que digan dónde se hizo el trabajo o desde dónde salió la mercancía.
Las señales de que su empresa ya opera en otro municipio
- Un cliente le practica retención de ICA a favor de un municipio distinto al de su sede.
- Presta servicios en las instalaciones de clientes de otros municipios: mantenimiento, obras, instalaciones o personal en sitio.
- Tiene un local o un punto de venta fuera de su sede, aunque sea pequeño.
- Despacha desde otro municipio lo que vende por internet o por teléfono.
- Firmó un contrato que se ejecuta en otro municipio, por ejemplo con una entidad pública de ese municipio.
- Sus vendedores cierran negocios en persona en municipios donde la empresa no tiene local.
Si se reconoció en alguna, vale la pena revisar dónde está declarando.
Cómo llevar en orden el ICA de varios municipios
1. Inscríbase en cada municipio donde realiza la actividad
Cada municipio tiene su propio registro de industria y comercio, y la inscripción en uno no lo inscribe en los demás. En Medellín, la inscripción empieza en la Cámara de Comercio y se completa en el registro de información tributaria (RIT), desde el portal tributario de la Alcaldía de Medellín, donde también están el calendario y la declaración. Los demás municipios del valle tienen el trámite en su secretaría de hacienda. Si el trabajo en otro municipio es ocasional, pregunte cómo lo maneja ese municipio: algunos tienen reglas propias para las actividades que no son permanentes.
2. Marque cada ingreso con su municipio desde la factura
Este es el paso que más trabajo ahorra. Si cada factura queda registrada en la contabilidad con el municipio donde se hizo el trabajo, por ejemplo con un centro de costos por municipio, al final del año la declaración es una suma. Si no, alguien tiene que reconstruir en marzo, factura por factura, dónde se hizo cada trabajo, y es justo ahí cuando se cometen los errores.
3. Guarde los soportes del lugar
Contrato, orden de servicio, acta de entrega o remisión que diga dónde se prestó el servicio o desde dónde se despachó la mercancía. Junto con la factura electrónica, son lo que le permite restar esos ingresos en la sede si un municipio le pregunta.
4. Concilie las retenciones de ICA por municipio
La retención que le practican a favor de Itagüí solo se descuenta en la declaración de Itagüí. Pida los certificados a sus clientes, clasifíquelos por municipio y crúcelos con lo que declaró. Una retención de un municipio donde la empresa no declara no se descuenta en ninguna parte y, además, le avisa a ese municipio que la empresa trabajó allí.
5. Declare en cada municipio con su calendario
Cada municipio fija sus fechas. En el valle la declaración del ICA suele ser anual y vencer en los primeros meses del año siguiente, pero las fechas cambian cada año y algunos municipios piden además declaraciones de retención en periodos más cortos. Póngalas todas en su flujo de caja: varias declaraciones de ICA en el mismo mes se sienten.
6. Revíselo antes del cierre del año
Noviembre y diciembre son el momento de hacer el ejercicio con los ingresos de enero a octubre: cuánto lleva en cada municipio, qué retenciones tiene y qué soportes le faltan. Es parte del cierre contable y de la planeación tributaria de fin de año, y evita descubrir el problema con la declaración encima.
Un ejemplo con números
Suponga una empresa de mantenimiento industrial con sede en Medellín que facturó $900.000.000 en el año. De ese total, $540.000.000 son trabajos hechos en Medellín, $270.000.000 en la planta de un cliente en Itagüí y $90.000.000 en un cliente de Envigado. Para simplificar, el ejemplo no incluye devoluciones ni otros valores que el formulario permite restar, y no usa tarifas, porque cada municipio tiene las suyas.
| Declaración | Ingresos en todo el país | Menos ingresos fuera del municipio | Ingresos del municipio |
|---|---|---|---|
| Medellín | $900.000.000 | $360.000.000 | $540.000.000 |
| Itagüí | $900.000.000 | $630.000.000 | $270.000.000 |
| Envigado | $900.000.000 | $810.000.000 | $90.000.000 |
Las tres bases suman $900.000.000: cada peso se declara una sola vez y en el municipio correcto. Las retenciones que le practicó el cliente de Itagüí se descuentan en la declaración de Itagüí, y las de Envigado, en la de Envigado.
Ahora el mismo año declarado todo en Medellín. La empresa paga ICA de Medellín sobre $360.000.000 que no le corresponden a Medellín, el 40 % de lo que declaró. Las retenciones de Itagüí y Envigado no se descuentan en ninguna parte, y esos dos municipios conservan el derecho de cobrar su parte. Si lo hacen, esos $360.000.000 terminan pagando ICA dos veces.
Los errores que más vemos
- Declarar todo en la sede. Es el más común y el más caro, porque no evita la obligación en el otro municipio.
- No inscribirse donde se ejecutó un contrato largo. Seis meses de trabajo en la planta de un cliente en otro municipio no son un trabajo ocasional.
- Reconstruir los ingresos por municipio al final del año. Lo que no se marcó en la factura de cada mes se adivina en marzo.
- Retenciones que nadie concilia. Certificados de otros municipios que se archivan sin preguntar por qué llegaron.
- Restar ingresos de otros municipios sin soportes. Si el municipio de la sede pregunta y no hay cómo demostrar dónde se hizo el trabajo, la resta se cae.
- Asumir que todo el valle funciona igual. La regla para repartir los ingresos es nacional; la tarifa, el calendario y las retenciones son de cada municipio.
¿Su empresa factura en más de un municipio?
En Six Sigma CSE el ICA en uno o varios municipios hace parte de nuestro outsourcing contable para pymes de Medellín y el Valle de Aburrá. Marcamos los ingresos por municipio cada mes, conciliamos las retenciones y presentamos cada declaración con su calendario. Por eso el número de municipios es uno de los factores del precio.
La primera cita es gratuita: cuéntenos en qué municipios trabaja su empresa y le decimos dónde debería estar declarando.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que declarar ICA en un municipio donde no tengo oficina?
Sí, si allí realiza la actividad: si presta el servicio en ese municipio, si tiene allí un punto de venta o si despacha desde allí lo que vende a distancia. No lo define dónde está la oficina, sino dónde se hace el trabajo o la venta.
¿Puedo descontar en Medellín la retención de ICA que me hicieron en Envigado?
No. Cada retención se descuenta en la declaración del municipio a cuyo favor se practicó. Por eso, si un cliente le retiene ICA para un municipio, lo más probable es que deba declarar en ese municipio.
¿Qué hago si declaré en la sede ingresos que eran de otro municipio?
Revíselo cuanto antes con su contador. Normalmente toca presentar la declaración que falta en el otro municipio y corregir la de la sede para recuperar lo que pagó de más. Las dos cosas tienen plazos, y es mejor hacerlo antes de que el municipio lo detecte.
Diego Montoya García es contador público titulado y líder de optimización contable de Six Sigma CSE, firma de outsourcing contable, administrativo y financiero para pymes en Medellín.