Por Mateo Jaramillo Arango, líder contable y financiero de Six Sigma CSE, contador público titulado.
Cuando recibimos la contabilidad de una empresa nueva, lo primero que revisamos son las conciliaciones bancarias. Y es muy frecuente encontrarlas atrasadas varios meses o, peor, hechas «de nombre»: el saldo cuadrado a la fuerza con un ajuste que nadie sabe explicar.
Es una lástima, porque la conciliación bancaria es el control interno más barato que existe: no requiere software especializado ni personal adicional, y es el que primero detecta errores, cobros del banco que nadie registró y hasta fraudes. En esta guía te explicamos qué es y cómo hacerla bien, paso a paso.
Qué es una conciliación bancaria
La conciliación bancaria es la comparación, partida por partida, entre los movimientos que registra tu contabilidad en la cuenta del banco (el libro auxiliar) y los movimientos que reporta el banco en el extracto, para un mismo periodo.
El objetivo no es que los dos saldos sean iguales, casi nunca lo son al primer cruce. El objetivo es explicar la diferencia: identificar qué movimientos están en un lado y no en el otro, y decidir qué hacer con cada uno.
Para qué sirve (o qué detecta)
Una conciliación bien hecha, todos los meses, detecta cosas como estas:
- Cobros del banco que la contabilidad no registró: comisiones, IVA de comisiones, gravamen a los movimientos financieros (el 4×1.000), intereses y cuotas de manejo.
- Ingresos sin identificar: consignaciones o transferencias de clientes que llegaron al banco y nadie sabe de quién son, por lo que la cartera sigue apareciendo vencida.
- Pagos duplicados o errados: una transferencia que salió dos veces, o que salió por un valor distinto al registrado.
- Cheques o pagos pendientes de cobro: salieron de la contabilidad pero aún no pasan por el banco.
- Movimientos que nadie autorizó: el punto donde la conciliación deja de ser un trámite contable y se convierte en la primera alarma contra el fraude.
Y hay un beneficio más de fondo: sin bancos conciliados, el saldo de caja de los estados financieros no es confiable. Y como vimos en Utilidad y caja, ¿son lo mismo?, decidir sin conocer la caja real es una de las formas más rápidas de ahogar una empresa rentable.
Qué necesitas antes de empezar
- El extracto bancario del periodo, descargado del portal del banco (idealmente en Excel o CSV, no solo el PDF).
- El libro auxiliar de la cuenta contable de ese banco, del mismo periodo.
- La conciliación del mes anterior, porque a las partidas que quedaron pendientes hay que hacerles seguimiento hasta que se depuren.
Cómo hacer una conciliación bancaria en 6 pasos
1. Verifica el punto de partida
Confirma que el saldo inicial del extracto coincida con el saldo final del extracto anterior, y que las partidas pendientes de la conciliación pasada estén identificadas. Si arrancas de una base mal cuadrada, todo lo demás dará mal.
2. Cruza los movimientos uno a uno
Compara cada movimiento del extracto contra el libro auxiliar: fecha, valor y concepto. Los que coinciden se marcan como conciliados. En una pyme con pocos movimientos esto se puede hacer a mano en Excel; con cientos de movimientos al mes, el cruce manual se vuelve la razón por la que la conciliación se atrasa.
3. Lista lo que quedó sin pareja
Todo movimiento que está en un solo lado es una partida conciliatoria. Sepáralas en dos grupos: las que están en el extracto y no en la contabilidad, y las que están en la contabilidad y no en el extracto.
4. Clasifica cada partida y decide qué hacer
Aquí está el verdadero trabajo. Cada partida tiene una causa y una acción:
| Partida | Dónde aparece | Qué hacer |
|---|---|---|
| Comisiones, 4×1.000, intereses, cuota de manejo | Solo en el extracto | Registrarlas en la contabilidad |
| Consignación sin identificar | Solo en el extracto | Investigar de qué cliente es y aplicarla a su cartera |
| Cheque girado o pago programado sin cobrar | Solo en la contabilidad | Hacer seguimiento; si prescribe o se anula, reversarlo |
| Consignación en tránsito (fin de mes) | Solo en la contabilidad | Verificar que entre al banco en los primeros días del mes siguiente |
| Error de digitación (valor o cuenta) | Diferencia de valor | Corregir el registro contable |
| Movimiento desconocido o no autorizado | Solo en el extracto | Alertar de inmediato a gerencia y reclamar al banco |
5. Registra los ajustes en la contabilidad
Las partidas que corresponden a operaciones reales del banco (comisiones, GMF, intereses) se contabilizan de una vez. Ojo con la trampa común: el ajuste nunca es «cuadrar el saldo contra una cuenta puente». Cada registro debe tener su soporte y su explicación; una cuenta de «partidas por depurar» que crece todos los meses es un problema escondido, no una solución.
6. Documenta y deja evidencia
La conciliación termina con un documento: saldo según extracto, saldo según libros, el detalle de las partidas que explican la diferencia, quién la elaboró y quién la revisó. Ese archivo es lo que un revisor fiscal, un banco o la DIAN van a pedir cuando evalúen la calidad de tu información.
Un ejemplo sencillo
Supón que al 31 del mes el extracto dice $19.900.000 y el libro auxiliar dice $19.150.000. Diferencia: $750.000. Al cruzar encuentras:
- Un pago a proveedor por $800.000 girado el día 30, que el banco solo aplicó el día 2 del mes siguiente: ya salió de libros, todavía no del banco.
- Comisiones y 4×1.000 por $50.000 que el banco cobró y nadie registró: ya salieron del banco, todavía no de libros.
La diferencia queda explicada al 100 %: $800.000 menos $50.000 son los $750.000. El único ajuste real es registrar los $50.000 de gastos bancarios; el pago de $800.000 solo necesita seguimiento hasta que el banco lo aplique. Ninguno de los dos saldos estaba «malo»: contaban momentos distintos de la misma plata.
Los errores que más vemos
- Conciliar cada tres o seis meses. Entre más tiempo pase, más difícil es identificar una partida y más tiempo lleva vivo un error o un fraude.
- Cuadrar a la fuerza. Ajustes globales «para que dé» que entierran diferencias reales.
- No hacer seguimiento a las partidas viejas. Una consignación sin identificar de hace ocho meses ya no es una partida conciliatoria: es cartera mal cobrada o plata de alguien más.
- Que concilie la misma persona que maneja el banco. La conciliación es un control precisamente porque la hace, o al menos la revisa, alguien distinto de quien mueve la plata.
- Confiar solo en el saldo del portal. El saldo en pantalla no reemplaza el cruce movimiento a movimiento.
¿Cada cuánto se debe hacer?
Como mínimo cada mes, dentro de los primeros días del mes siguiente, antes de emitir los estados financieros. En empresas con alto volumen de recaudos y pagos, la práctica recomendada es semanal o incluso diaria: entre más rápido detectes una diferencia, más barata es de resolver.
¿Los bancos de tu empresa están conciliados y al día?
En Six Sigma CSE la conciliación bancaria mensual es parte de nuestro outsourcing contable para pymes de Medellín y el Valle de Aburrá: bancos conciliados, partidas depuradas y estados financieros en los que sí puedes confiar. Y si quieres saber qué debería incluir el servicio contable completo, te lo contamos en ¿Cuánto cuesta la contabilidad de una pyme?
La primera cita es gratuita: revisamos el estado real de tu contabilidad y te decimos qué encontramos.
👉 Escríbenos por WhatsApp o agenda tu cita aquí.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una partida conciliatoria?
Es un movimiento que aparece en el extracto bancario y no en la contabilidad, o al revés, y que por tanto explica la diferencia entre los dos saldos. Ejemplos típicos: comisiones bancarias sin registrar, consignaciones sin identificar y pagos girados que el banco aún no aplica.
¿Cada cuánto debe hacerse la conciliación bancaria en una pyme?
Mínimo cada mes, antes de emitir los estados financieros. Si la empresa maneja muchos recaudos y pagos, conviene hacerla semanal: las diferencias detectadas a tiempo son fáciles y baratas de corregir.
¿Qué pasa si los saldos no cuadran?
Es lo normal en el primer cruce. Lo importante no es que cuadren, sino que la diferencia quede explicada al 100 % con partidas identificadas, cada una con su causa y su plan de acción. Lo que nunca debe hacerse es un ajuste global para forzar el cuadre.
Mateo Jaramillo Arango es contador público titulado y líder contable y financiero de Six Sigma CSE, firma de outsourcing contable, administrativo y financiero para pymes en Medellín.